O post final em uma série que explora os sinais vitais da infraestrutura de um sistema de serviços de saúde, esse post aprofunda-se nas ameaças as quais a infraestrutura física está exposta todos os dias. Ele discute como os gerentes de facilities podem desenvolver a imunidade do seu sistema para serviços de saúde através de soluções práticas que levam à otimização tanto dos produtos quanto das pessoas para assegurar a confiabilidade, o compliance e a eficiência em todo o sistema, com o menor custo total de propriedade.
As pessoas entram em contato com 60.000 germes por dia1. Mas quando o sistema imune está saudável, o corpo pode repeli-los de forma eficiente e evitar doenças.
As operações dos serviços de saúde, também, enfrentam ameaças constantes à continuidade. Estas incluem fatores como uma infraestrutura física ficando velha, custos de energia que sobem, desastres naturais, requisitos regulatórios em constante mudança e a escassez de mão de obra qualificada, para nomear apenas alguns. Individualmente, cada uma dessas ameaças tem o potencial para interferir no trabalho de salvar vidas de um sistema de serviços de saúde, ou comprometer sua lucratividade. Coletivamente, eles criam um ambiente complexo e desafiador que demanda que os gerentes de facilities tomem medidas proativas para otimizar as operações e a infraestrutura digital que dá suporte a elas. Assim como as pessoas precisam de nutrição adequada, descanso suficiente e checkups regulares para manter sua imunidade alta, os serviços de saúde precisam ser conscientes sobre como cuidam de sua infraestrutura física.
Pensando além da rede
Os posts anteriores nessa série focaram basicamente na infraestrutura digital e nas medidas que os gestores de data center e líderes de TI podem tomar para assegurar a disponibilidade dos dados e dos equipamentos dos serviços de saúde. Mas nenhum desses esforços valem se a infraestrutura física e elétrica das instalações dos serviços de saúde estiver débil. De fato, mesmo os melhores sistemas UPS são destinados apenas para proporcionar backup de energia por um curto período. A infraestrutura física inclui:
- sistema de distribuição elétrica da rede elétrica para os pontos finais
- sistemas de HVAC prediais
- fontes de alimentação alternativas para manter a temperatura, iluminação de emergência, sistemas de detecção de incêndio, sistemas de alarme e descarte de esgoto e lixo
- chaves de transferência automáticas para transferir a alimentação para o gerador de backup
Cada um desses ativos precisa ter uma manutenção adequada e ser otimizado para que os sistemas dos serviços de saúde possam proporcionar cuidados seguros aos pacientes, mesmo quando a rede elétrica falha ou desastres naturais ocorrem. A infraestrutura física é basicamente o domínio do gerente de facilities e esses profissionais precisam trabalhar junto com TI para garantir a continuidade geral dos serviços de saúde.
Com ameaças à continuidade vindas de todas as direções, a imunidade da infraestrutura física predial começa com três práticas essenciais que precisam estar nas primeiras posições do radar de qualquer gerente de facilities:
- Fazer a manutenção adequada dos ativos. A manutenção é um importante componente do orçamento de qualquer sistema hospitalar, bem como uma das principais alavancas da continuidade e do compliance. Sendo alguns dos ativos de maior valor em suas instalações, os sistemas mecânico e elétrico podem ter um impacto significativo na rentabilidade. Avaliações regulares e práticas adequadas de manutenção, realizadas de acordo com as diretrizes NFPA70B Práticas Recomendadas para a Manutenção de Equipamento Elétricos e Frequência dos Testes de Manutenção, da NETA, asseguram que infraestrutura física esteja em bom estado de funcionamento e realizando seu trabalho de manter o ambiente dos serviços de saúde todos os dias, bem como quando ocorre uma emergência. A manutenção aumenta a vida útil dos equipamentos e tem um custo-benefício muito melhor do que reparar ou substituir ativos que falham, reduzindo o custo total de propriedade. Além disso, a manutenção adequada garante a operação eficiente e as configurações ótimas para os equipamentos, ajudando a manter o crescente consumo de energia sob controle, resultado em menores custos operacionais e na promoção das melhores pontuações de ENERGY STAR®. Em instalações existentes, investir no processo de recomissionamento pode lhe dar insights abrangentes sobre a saúde, o desempenho e eficiência da infraestrutura que dá suporte às suas operações e identificar ativos que precisam de manutenção, otimização ou substituição para operar da forma mais confiável e eficiente possível.
- Cumprir com os requisitos, que aumentam e mudam, relacionados à confiabilidade e segurança do sistema. Muitas vezes, a manutenção não é apenas uma melhor prática: é uma exigência. Para as organizações do setor de saúde, o ambiente regulatório é - para dizer o mínimo - complexo. Diversas entidades ditam tudo, de como e quando os sistemas elétricos precisam passar por manutenções até como armazenar os dados dos pacientes de forma segura no caso de uma emergência. Não cumprir com esses requisitos e obrigações, que estão constantemente evoluindo, não apenas aumenta sua exposição a caras multas e penalidades; mas também compromete os reembolsos, coloca a reputação de seus equipamentos e da sua empresa em risco e pode prejudicar pacientes e trabalhadores. As três áreas de compliance que mais impactam a continuidade dos serviços de saúde são:
- Preparo para emergências. Mesmo durante o mais perturbador desastre natural, os hospitais precisam permanecer on-line. Comunidades dependem da capacidade de seus hospitais para atuarem como os primeiros interventores em emergências (first responders) e ajudarem a cuidar das pessoas machucadas em tais eventos. Nesta linha, o Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS), uma agência federal do Governo do Estados Unidos, publicou um código que requer que hospitais, hospitais de acesso crítico (hospitais em áreas remotas ou rurais) e instalações de cuidados continuados avaliem seus sistemas de energia de emergência e de stand-by para que cumpram com as normas NFPA 99, NFPA 110 e NFPA 111. Esse código cobre incêndio, segurança da vida e sistemas de energia de emergência ou de stand-by e proporciona detalhes sobre quando e como esses sistemas precisam ser inspecionados e testados e quais práticas de manutenção precisam ser completadas para garantir o compliance.
De acordo com a última lista dos padrões mais desafiadores feita pela The Joint Commission, os hospitais geralmente pecam no que se refere aos sistemas de supressão de incêndios e aos sistemas de utilidades. Então, uma maior familiarização com esses padrões é de suma importância para todos os gerentes de facilities de serviços de saúde. Elas também precisam estar em conformidade com um novo padrão, o NFPA 1221 - Padrão para Instalação, Manutenção e Uso dos Sistemas de Comunicação dos Serviços de Emergências. Esse padrão cobre todos os aspectos da entrega de serviços, desde o recebimento de chamadas telefônicas até o envio das unidades de emergência para os locais corretos e no tempo apropriado. O padrão proporciona critérios completos para instalação, desempenho, operação e manutenção das instalações e sistemas de comunicação dos serviços públicos de emergências. - Padrões HIPAA para energia de backup. Se você trabalha no setor de saúde, a HIPAA é sempre lembrada. Mas é essencial para os gerentes de facilities lembrar que as regras e regulamentos da HIPAA se mantêm em vigor mesmo quando a energia elétrica acaba. As regras da HIPAA sobre planos de contingenciamento incluem um padrão para energia de backup - Seção 45 CFR § 164.308(a)(7)(ii)(C) - que dita o que as organizações de serviços de saúde precisam fazer para proteger os dados durante uma falta de energia elétrica, assegurando que os fornecedores ainda tenham acesso aos dados de pacientes que precisam para prestar os cuidados e mantendo os dados seguros mesmo quando operando no modo de emergência. As chaves para cumprir com esse requisito são testar e fazer manutenção para garantir que a energia elétrica de backup operará com eficácia em qualquer circunstância.
- Segurança elétrica para trabalhadores. A segurança do paciente é sempre uma das principais preocupações no setor de saúde, mas a segurança dos trabalhadores é tão importante quanto. A OSHA determina os requisitos nesta área e a NFPA 70E® Padrão para Segurança Elétrica nos Locais de Trabalho proporciona as diretrizes para como cumprir com os requisitos da OSHA. De forma geral, o objetivo desses requisitos e padrões é proteger os trabalhadores da exposição aos maiores perigos elétricos e reduzir lesões e fatalidades resultantes de choques, eletrocussão, arco elétrico e ondas de pressão causadas pelo arco elétrico. Algumas das principais medidas que podem ser tomadas pelos gerentes de facilities para assegurar a conformidade com a OSHA incluem:
- Conduzir testes elétricos regulares para detectar problemas com componentes do sistema elétrico como painéis de distribuição, disjuntores, quadros terminais, relés e dispositivos de proteção que poderiam desativar seu sistema.
- Conduzir um estudo sobre arco elétrico para identificar ameaças à segurança do trabalhador, calcular o grau de risco de arco elétrico e desenvolver um programa de segurança que inclua treinamento de trabalhadores, equipamentos de proteção individual e etiquetas de avisos de perigo nos equipamentos.
- Atualizar o diagrama unifilar para compreender a infraestrutura elétrica e proporcionar um guia que permita a proteção adequada e a confiabilidade do sistema.
- Conduzir estudos periódicos sobre curtos-circuitos e coordenação para garantir que os dispositivos estejam ajustados e coordenados adequadamente, para isolar rapidamente uma falha e melhorar a proteção dos equipamentos, dos colaboradores e do seu negócio como um todo.
- Prover documentação e relatórios para mostrar que os componentes do sistema elétrico foram devidamente configurados, submetidos à manutenção, testados e inspecionados.
- Complementar a expertise de sua equipe. Atingir as metas de eficiência, compliance e manutenção é um desafio que pode facilmente esgotar a força de trabalho de qualquer serviço de saúde, especialmente conforme as redes do setor de saúde se tornam mais distribuídas. Confiar em uma organização terceirizada de testagem e manutenção qualificada para fazer uma parte do trabalho que precisa ser feito regularmente pode ajudar muito a sua equipe a trabalhar da forma mais eficiente possível e otimizar a produtividade. O parceiro ideal precisa ter muito conhecimento sobre os requisitos de compliance do setor de saúde, incluindo HIPAA, e deve ter experiência trabalhando em instalações de serviços de saúde. Se você usar um parceiro para qualquer especialização, como realizar testes e manutenção em seu sistema elétrico, certifique-se que os técnicos de serviço tenham o conhecimento, o treinamento e as certificações apropriadas para trabalhar com equipamento energizados, incluindo certificação NETA. Profissionais qualificados podem ajudar com:
- Estabelecer um programa de manutenção preventiva regular que pode ajudá-lo a atender a todos os requisitos de compliance e mantê-lo atualizado com os mais novos padrões e melhores práticas, ao mesmo tempo em que também reduz os downtimes não planejados e as incomodas simulações de incêndio de manutenção que tiram a sua equipe de seu trabalho regular.
- Realizar o programa de manutenção em várias localizações remotas, economizando em tempo e deslocamento de sua equipe para olhar o equipamento in loco.
- Documentar adequadamente todas as atividades de manutenção para demonstrar a conformidade com os requisitos regulatórios e reduzir uma parte do trabalho legal que sua equipe precisa fazer para atender a esses requisitos.
- Coletar e manter os dados dos equipamentos para garantir fácil acesso à insights sobre as tendências e o desempenho dos equipamentos, o que ajuda sua equipe a tomar decisões de forma mais eficiente e priorizar upgrades e reparos.
Por fim, terceirizar os serviços para seus sistemas elétricos e de HVAC pode promover metas de eficiência e lhe dar a confiança de que sua empresa está fazendo todo o possível para garantir o compliance e manter dados, pacientes, colaboradores e o negócio em segurança.
Gerencie e minimize seus riscos
Desde superar a última crise até permanecer em conformidade regulatória, poucas indústrias enfrentam tantos riscos quanto o setor de saúde. E há muito em risco. As chaves para assegurar a segurança dos pacientes, proteger a reputação de sua organização e fomentar a estabilidade financeira começam por desenvolver a imunidade da sua organização de saúde através de uma infraestrutura crítica otimizada em conjunto com serviços flexíveis e suporte para sua equipe.
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1 – ABC News - https://abcnews.go.com/Health/ColdandFluNews/story?id=5727571&page=1
